Bedrijfsvoering, financiën en rechtmatigheid

De SVB hanteert een samenhangende interne planning- en controlcyclus die is gericht op planning, sturing, beheersing en verantwoording. De meerjarenkoers vormt het strategisch kader en beschrijft de meerjarige ambitie en richting van de organisatie. Deze ambitie wordt binnen de SVB vertaald naar concrete doelen en strategieën.

De vertaling van de meerjarenkoers naar jaarlijkse sturing vindt plaats via het Gemeenschappelijk Management Contract (GMC). In het GMC zijn de doelen en strategieën vastgelegd die in het betreffende jaar prioriteit hebben, inclusief bijbehorende bedrijfsvoeringsparameters en toprisico’s.

Veranderinitiatieven zijn opgenomen in het SVB-portfolio en staan in directe samenhang met de strategische doelen uit de meerjarenkoers. De voortgang op de doelen en strategieën wordt periodiek gemonitord en besproken. Hiermee wordt tijdig bijgestuurd waar nodig.

De SVB werkt voor projectmatige werkzaamheden (met name de ICT-projecten) met een projectportfolio programma voor de informatievoorziening. Tweemaandelijks wordt ten behoeve van het mogelijke bijsturen gerapporteerd over de voortgang. Deze projectrapportages worden geconsolideerd en, voorzien van onafhankelijke adviezen op onder meer risico’s en maatregelen besproken met de raad van bestuur.

Verbetering P&C-cyclus

Een belangrijke ambitie in de meerjarenkoers van de SVB is de “basis op orde hebben en houden”. De voorspelbaarheid en de betrouwbaarheid van de stuur- en verantwoordingsinformatie is voor bedrijfsvoering een belangrijk speerpunt. In 2025 heeft de SVB verder gewerkt aan de optimalisatie van de P&C-cyclus en de hieraan gerelateerde bedrijfsvoering processen.

Een aantal voorbeelden hiervan is:

• de doorontwikkeling van een Power BI-app met managementinformatie voor de raad van bestuur, het directieteam en de managers, die sinds het tweede tertaal van 2024 operationeel is;
• de implementatie en definitieve ingebruikname van een Governance, Risk & Compliance (GRC)-tool om risicobeheersing gestructureerd te kunnen vastleggen en bewaken;
• het verschuiven en eenmalig aanleveren van het jaarplan en begroting in het najaar in plaats van in de zomer.

Financieel beheer

Het financieel beheer binnen de SVB dient te voldoen aan de eisen van ordelijkheid, juistheid, volledigheid en controleerbaarheid. De SVB hecht veel waarde aan deze eisen en heeft in de afgelopen jaren diverse projecten uitgevoerd om de processen van financieel beheer verder te verbeteren. Het hierbij gevolgde principe is ‘continu verbeteren’ door vast te houden wat goed werkt en te verbeteren wat moet.

Er zijn bij de SVB geen dusdanige onvolkomenheden in het financieel beheer geconstateerd die aanzienlijke risico’s met zich meebrengen. Het risicomanagement is ingericht conform het Raamwerk Integraal Risicomanagement. Steeds meer processen zijn volgens de voorgeschreven modellen beschreven en de eerstelijns en tweedelijns controlewerkzaamheden zijn verder ingebed in de organisatie, waardoor een steeds duidelijkere scheiding van de rollen is doorgevoerd.

De SVB werkt in brede zin al geruime tijd aan verdere optimalisering van het financieel beheer. In 2025 zijn daarin weer belangrijke stappen gezet in het verbeteren van de financiële en administratieve hygiëne om de bedrijfsvoeringprocessen te optimaliseren. Dit is onder meer gerealiseerd door het eerder opstellen van tussentijdse dossiers die voldoen aan duidelijke eisen voor een goede dossiervorming met beoordeling door interne reviewers. Verder is verbetering gerealiseerd in het vroegtijdig oppakken van nieuwe dossiers als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving en is het bestellen tot betalen proces verbeterd door het in samenwerking met andere eenheden realiseren van een bestelbeleid met bijbehorende uitleg via e-learnings. Deze voorbeelden, dragen bij aan de vereenvoudiging en daarmee vermindering van de administratieve lastendruk voor alle medewerkers van de SVB.

In het jaarrekeningtraject 2025 is het toepassen van het "three lines" model verder doorgevoerd, wat heeft geleid tot goede resultaten. Zo zijn de eerste- en tweedelijns controles binnen de financiële afdeling verder verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Verder is de afhankelijkheid van externe inhuur voor de tweede lijns controle binnen de afdeling Financieel Beheer in 2025 afgebouwd naar nul door de werkzaamheden te herverdelen binnen de teams en door strakker het three lines model toe te passen. Het resultaat is dat Financieel Beheer eind 2025 in staat is volledig op eigen kracht het jaarrekeningtraject te realiseren zonder de deadlines te overschrijden en met behoud of verhoging van de kwaliteit.

Kwaliteitsborging informatievoorziening

De SVB hecht veel belang aan de kwaliteit van haar informatievoorziening. Voor de beoordeling hiervan wordt onderscheid gemaakt tussen financiële en niet-financiële informatie. Over de opzet en werking van de AO/IB (Administratieve Organisatie/Interne Beheersing) van de primaire systemen (inclusief automatisering) en het financiële proces wordt jaarlijks gerapporteerd door de controlerend accountant.

De processen en systemen werken in de praktijk voldoende, waarmee de basis op orde is. Door toenemende digitalisering blijft verdere verbetering nodig. Daarom richt de SVB zich op betere datakwaliteit, meer uniforme werkwijzen en sterker risicobeheer. De samenwerking tussen afdelingen is hierbij duidelijk verbeterd, waardoor de burgers beter kunnen worden bediend.

In het afgelopen jaar is binnen de SVB een brede samenwerking tot stand gekomen op het gebied van Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC). Deze samenwerking richt zich op het versterken van de interne beheersing en het uniformeren van processen over alle organisatieonderdelen heen. Door gezamenlijke inspanning van verschillende directies wordt een solide basis gelegd voor een organisatie brede aanpak van risicobeheersing en compliance.

De fundering voor de financiële hoofdprocessen is inmiddels gereed. Deze processen worden uitgewerkt op een steeds meer verfijnd niveau, waarbij een duidelijke structuur en detailniveau wordt aangebracht. Voor elk proces wordt een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) opgesteld om duidelijk in beeld te hebben wie wat doet in onze processen. Dit voorkomt misverstanden en zorgt voor goede samenwerking.

De rollen kunnen als volgt worden uitgelegd:

• Responsible (uitvoerder): doet het werk;
• Accountable (eindverantwoordelijke): beslist en is aanspreekpunt;
• Consulted (te raadplegen): levert advies of expertise;
• Informed (te informeren): krijgt informatie over besluiten of resultaten.

Met deze stappen is een belangrijke basis gelegd voor een toekomstbestendige inrichting van AO/IC, waarbij zowel proceskwaliteit als datakwaliteit centraal staan. De komende periode ligt de focus op het verder implementeren van deze procesarchitectuur en het borgen van interne controles in de dagelijkse praktijk.

Betrouwbaarheid niet-financiële gegevens

De kaders, richtlijnen en inrichtingsvoorschriften voor de SUWI-verantwoording zijn als instructie opgenomen in het handboek Planning & Control. Hiermee wordt invulling gegeven aan het in algemene termen opgestelde normenkader van het ministerie van SZW en wordt concreet ingegaan op de kwaliteit van de informatievoorziening. De totstandkoming van de informatie en de waarborgen die in de systematiek zijn opgenomen beschreven. In het handboek wordt verwezen naar de AO/IB die hiervoor is opgesteld.

Inkoop & Contract- en Leveranciersmanagement

De SVB heeft in 2025 negen Europese aanbestedingen op TenderNed gepubliceerd. De SVB heeft afgelopen jaar ingezet op de verbetering van het aanbestedingsproces door te kijken naar de mededelingsprocedures en concurrentiegerichte dialoog. Dit om voor complexe opdrachten beter met de geselecteerde leveranciers in gesprek te kunnen gaan om tot een passende oplossing en uiteindelijke contractering te komen. Dit advies komt ook van leveranciers uit het inschrijversonderzoek dat door Inkoop in 2025 gehouden is. Hierbij zijn geïnteresseerde leveranciers van 19 Europese aanbestedingen bevraagd. Met de aanbevelingen is Inkoop inmiddels aan de slag gegaan om het aanbestedingsproces te verbeteren om zo onder andere voldoende marktwerking te behouden tijdens de Europese aanbestedingen.

De doorontwikkeling en verdere professionalisering van Contract- en Leveranciersmanagement heeft in 2025 steeds meer vorm gekregen. Belangrijke stappen zijn opgestart en komend jaar zal de implementatie van de Contract Administration and Tracking Scenarios contractmanagementmethodiek (CATS CM) naar verwachting helemaal afgerond worden. Deze methodiek zal het dagelijks werk van Contract- en Leveranciersmanagement goed ondersteunen en o.a. zorgen voor meer grip en proactieve sturing. Contract- en Leveranciersmanagement heeft samen met collega’s van Informatiebeveiliging & Privacy goed gekeken naar het inrichten van het proces rondom het voldoen aan o.a. de Europese NIS2-richtlijn. Daardoor borgt de SVB dat haar (kern) leveranciers betrouwbare partners zijn die voldoen aan de gestelde eisen en wetgeving.

Op deze manier bouwde Inkoop samen met Contract- en Leveranciersmanagement ook in 2025 aan het sluiten van toekomstbestendige, wendbare en weerbare contracten met betrouwbare leveranciers waarmee de SVB haar (strategische) doelstellingen weet te behalen.